Einführung & Softwarewechsel

Ein Einführungsplan sollte Verantwortliche, Termine, Datenübernahme, technische Prüfungen und eine Freigabe enthalten. Plane auch den Umgang mit Rückfragen und Störungen ein. Bestimme messbare Prüfpunkte für die ersten Betriebstage und halte fest, wann der Wechsel als erfolgreich gilt.

Schule anhand der Aufgaben, die Empfang, Trainer und Leitung tatsächlich erledigen. Kurze Übungen mit typischen Fällen zeigen besser als eine reine Präsentation, wo noch Fragen offen sind. Kläre vorab, welche Schulungsleistungen im Angebot enthalten sind und wer nach dem Start unterstützt.

Vereinbare zunächst einen abgegrenzten Testumfang und überprüfe anonymisierte Beispieldatensätze in einer Testumgebung. Vergleiche Anzahl, Zuordnung und fachliche Inhalte mit der Quelle. Lege fest, wer den Import freigibt und wie beim Produktivwechsel mit zwischenzeitlichen Änderungen umgegangen wird.

Prüfe doppelte Profile, veraltete Kontaktdaten, unklare Mitgliedschaftsstatus und nicht zugeordnete Rechnungen. Halte fachliche Entscheidungen nachvollziehbar fest. Übernimm nur Daten, die für den geplanten Betrieb gebraucht werden und für deren Verarbeitung die Voraussetzungen geklärt sind.

Erstelle eine Übersicht über Daten, Verträge, Rechnungen, Schnittstellen und laufende Verpflichtungen. Vereinbare anschliessend den Umfang der Übernahme und einen realistischen Zeitplan. Prüfe Beispieldaten und die wichtigsten Arbeitsabläufe vor dem Wechsel. Ein Import wird erst nach Prüfung deiner Datenquellen verbindlich zugesagt.